Această Politică de confidențialitate se aplică prelucrărilor de date cu caracter personal de la nivelul Institutului de Istorie Orală din cadrul Universității Babeș-Bolyai.

Universitatea Babeș-Bolyai este o instituţie de învăţământ superior de stat, parte a sistemului naţional de învăţământ superior din România. UBB Cluj este instituţie de interes public, are personalitate juridică şi este apolitică. Aceasta a fost înființată în anul 1919 și a primit recunoașterea personalităţii juridice în anul 1924 prin Legea pentru recunoașterea ca persoană juridică a Universității din Cluj, publicată în Monitorul Oficial nr. 243 din 2 noiembrie 1924. Sediul Social al UBB este în Cluj-Napoca, str. Mihail Kogălnicenu nr. 1 cod 400084, Cod fiscal (CUI) este 4305849.

Institutul de Istorie Orală funcţionează în cadrul Universităţii „Babeş-Bolyai" Cluj-Napoca încă din 1997, fiind creat la iniţiativa profesorilor Pompiliu Teodor şi Doru Radosav. Având ca obiectiv elaborarea şi interpretarea surselor orale în vederea recuperării unei părţi a memoriei recente a societăţii româneşti, exclusă din mărturiile scrise, programul de cercetare al Institutului de Istorie Orală are şi o dimensiune civică, emergenţa sa datorându-se nevoii de gestionare a trecutului traumatic post-comunist.  Cercetările de istorie orală au în atenţie, cu precădere, acea parte din istoria contemporană care oferă posibilitatea intervievării martorilor oculari sau a urmaşilor acestora (în cazul memoriei generaţionale). Sub aspect metodologic, istoria orală nu oferă doar instrumentele pentru recuperarea trecutului recent, ci şi o grilă de interpretare şi analiză a documentelor scrise elaborate în epoci trecute, care conţin transcrieri ale unor declaraţii orale, cum este transcrierea unui interogatoriu în cazul unui proces eclezial din Evul Mediu. Astfel, Institutul de Istorie Orală vizează investigarea istorică prin intermediul istoriei trăite de protagonişti ca alternativă şi complement la „marea istorie" scrisă, situându-se astfel în contemporaneitatea dezbaterilor teoretice în legătură cu cercetarea istorică, revendicându-se în special de la şcoala franceză (Ph. Joutard, P. Nora, K. Pomian, J. Le Goff) şi cea italiană (Luisa Passerini şi Alessandro Portelli) care acordă o atenţie deosebită rolului jucat de memorie şi construcţia discursului memorialistic.

Toate activitățile de prelucrare a datelor cu caracter personal desfășurate în cadrul Institutului de Istorie Orală sunt în concordanță cu prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecția datelor-GDPR) și cu Legea nr. 190/2018 privind măsuri de punere în aplicare a Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE (GDPR).

 

1. Termeni și definiții

Date cu caracter personal: orice informații privind o persoană fizică identificată sau identificabilă, o persoană fizică identificabilă este o persoană care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin referire la un element de identificare, cum ar fi un nume, un număr de identificare, date de localizare, un identificator online, sau la unul sau mai multe elemente specifice, proprii identității sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale (definiție preluată din Regulamentul General european 2016/679 privind protecția datelor cu caracter personal).

Prelucrarea datelor cu caracter personal: înseamnă orice operațiune efectuată asupra datelor cu caracter personal, cu sau fără utilizarea de mijloace automatizate, cum ar fi colectarea, înregistrarea, structurarea, stocarea, modificarea, extragerea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispoziție în orice alt mod, combinarea, restricționarea, ștergerea sau distrugerea (definiție preluată din Regulamentul General european 2016/679 privind protecția datelor cu caracter personal).

Persoană vizată: orice persoană fizică căruia îi sunt prelucrate date cu caracter personal.

Consimțământ al persoanei vizate: orice manifestare de voință liberă, specifică, informată și lipsită de ambiguitate a persoanei vizate prin care aceasta acceptă, printr-o declarație sau printr-o acțiune fără echivoc, ca datele cu caracter personal care o privesc să fie prelucrate (definiție preluată din Regulamentul General european 2016/679 privind protecția datelor cu caracter personal).

Pseudonimizare: înseamnă prelucrarea datelor cu caracter personal într-un asemenea mod încât acestea să nu mai poată fi atribuite unei anume persoane vizate fără a se utiliza informații suplimentare, cu condiția ca aceste informații suplimentare să fie stocate separat și să facă obiectul unor măsuri de natură tehnică și organizatorică care să asigure neatribuirea respectivelor date cu caracter personal unei persoane fizice identificate sau identificabile (definiție preluată din Regulamentul General european 2016/679 privind protecția datelor cu caracter personal).

Destinatar: înseamnă persoana fizică sau juridică, autoritatea publică, agenția sau alt organism căreia (căruia) îi sunt divulgate datele cu caracter personal, indiferent dacă este sau nu o parte terță. Cu toate acestea, autoritățile publice cărora li se pot comunica date cu caracter personal în cadrul unei anumite anchete în conformitate cu dreptul Uniunii sau cu dreptul intern nu sunt considerate destinatari; prelucrarea acestor date de către autoritățile publice respective respectă normele aplicabile în materie de protecție a datelor, în conformitate cu scopurile prelucrării  (definiție preluată din Regulamentul General european 2016/679 privind protecția datelor cu caracter personal).

Operator: înseamnă persoana fizică sau juridică, autoritatea publică, agenția sau alt organism care, singur sau împreună cu altele, stabilește scopurile și mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal; atunci când scopurile și mijloacele prelucrării sunt stabilite prin dreptul Uniunii sau dreptul intern, operatorul sau criteriile specifice pentru desemnarea acestuia pot fi prevăzute în dreptul Uniunii sau în dreptul intern (definiție preluată din Regulamentul General european 2016/679 privind protecția datelor cu caracter personal).

Persoană împuternicită de operator: înseamnă persoana fizică sau juridică, autoritatea publică, agenția sau alt organism care prelucrează datele cu caracter personal în numele operatorului (definiție preluată din Regulamentul General european 2016/679 privind protecția datelor cu caracter personal).

 

2. Principii

Universitatea Babeș-Bolyai / Institutul de Istorie Orală  are în centrul preocupărilor sale, în vederea asigurării protecției datelor cu caracter personal, respectarea tuturor principiilor GDPR:

• Legalitate, echitate și transparență (datele sunt prelucrate în mod legal, echitabil și transparent față de persoana vizată);
• Limitare la scop (datele sunt colectate în scopuri determinate, explicite și legitime și nu sunt prelucrate ulterior într-un mod incompatibil cu aceste scopuri);
• Reducerea la minimum a datelor (datele sunt adecvate, relevante și limitate la ceea ce este necesar în raport cu scopurile în care sunt prelucrate);
• Exactitate (datele sunt exacte și, în cazul în care este necesar, sunt actualizate);
• Datele sunt păstrate doar cu respectarea termenelor legale în vigoare;
• Securitate și confidențialitate (datele sunt prelucrate într-un mod care asigură securitatea adecvată).

 

3. Baza legală a prelucrării datelor cu caracter personal realizate de Institutul de Istorie Orală

În conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE (GDPR), și cu Legea nr. 190/2018 privind măsuri de punere în aplicare a GDPR și de abrogare a Directivei 95/46/CE, principalele legi care impun Institutului de Istorie Orală al UBB Cluj colectarea și prelucrarea datelor cu caracter personal sunt:

• Legea Învățământului Superior nr. 199/2023;
• Legea nr. 183/2024 privind statutul personalului de cercetare, dezvoltare şi inovare;
• Ordonanţa nr. 57/2002 privind cercetarea ştiinţifică şi dezvoltarea tehnologică.

Institutul de Istorie Orală al UBB Cluj colectează și prelucrează date cu caracter personal în conformitate și cu Legea nr. 506 din 17 noiembrie 2004 privind prelucrarea datelor cu caracter personal şi protecţia vieţii private în sectorul comunicaţiilor electronice.

 

4. Ce tipuri de date cu caracter personal colectează Institutul de Istorie Orală?

În cadrul proiectelor educaționale, Institutul de Istorie Orală colectează următoarele tipuri de date cu caracter personal:

• Numele și prenumele;
• Vârsta persoanei;
• Genul persoanei;
• Adrese de e-mail (mesagerie electronică);
• Numerele de telefon;
• Adresa.

În cadrul proiectelor de cercetare științifică, Institutul de Istorie Orală colectează următoarele tipuri de date cu caracter personal:

• Numele și prenumele;
• Vârsta persoanei;
• Genul persoanei;
• Adrese de e-mail (mesagerie electronică);
• Numerele de telefon;
• Adresa;
• În cadrul interviurilor de istorie orală, dat fiind specificul acestei metodologii de cercetare istorică, colectăm o serie diversă de date personale şi sensibile. Interviurile pe care le realizăm sunt semi-structurate, biografice (povestea vieții), fapt ce presupune rememorarea evenimentelor din trecutul intervievaților din perioada copilăriei şi până în prezent. Astfel, fără a realiza o prezentare exhaustivă, colectăm date cu caracter personal despre următoarele teme prevalente: origine etnică, convingeri religioase, opinii politice.
  • Imaginea persoanei
  • Vocea persoanei.

 

5. Care sunt categoriile de persoane cărora Institutul de Istorie Orală le prelucrează datele cu caracter personal (persoanele vizate)?

Institutul de Istorie Orală colectează date cu caracter personal direct de la persoanele vizate, în cadrul cercetărilor (interviurilor) de istorie orală, respectiv prin completarea unui formular de înscriere în grupul țintă, în cazul proiectelor educaționale derulate de instituție.

Institutul de Istorie Orală colectează date cu caracter personal de la următoarele categorii de persoane:

• Intervievați;
• Participanți în cadrul proiectelor educaționale;
• Studenți care își desfășoară stagiul de practică în cadrul instituției;
• Cercetători care solicită accesul la documente din cadrul Arhivei Institutului de Istorie Orală.

 

6. Măsuri de securitate implementate pentru protecția datelor cu caracter personal

Institutul de Istorie Orală asigură protecția datelor cu caracter personal prin următoarele mijloace:

1. Securizarea dispozitivelor utilizate de angajați prin implementarea unor soluții de tip anti-virus şi utilizarea de parole (schimbate periodic) / autentificare în doi paşi
2. Securizarea dispozitivelor de tip „Network Attached Storage” utilizate pentru stocarea datelor cu caracter personal/sensibile prin utilizarea de soluții anti-virus, parole (schimbate periodic), utilizarea dispozitivelor exclusiv în sediul institutului (rețeaua locală a UBB). De asemenea, dispozitivele de tip NAS previn riscul pierderii datelor personale în cazul apariției unor probleme tehnice
3. Realizarea unor copii ale datelor cu caracter personal și sensibile, pe dispozitive de tip hard-disk, protejate prin intermediul unei parole, fără conexiune la Internet şi stocate într-o încăpere diferită de cea în care se regăsesc dispozitivele NAS
4. Utilizarea mecanismului pseudonimizării şi stocarea informațiilor privind identitatea persoanelor într-o altă locație/pe alte dispozitive diferite de cele utilizate pentru stocarea datelor personale
5. Asigurarea unor măsuri de securitate fizică: accesul în spațiile folosite pentru stocarea Arhivei Institutului de Istorie Orală este permis doar peroanelor autorizate. Intrările în încăperi/locurile în care sunt depozitate documente tipărite/ echipamente de stocare (hardware) sunt dotate cu încuietoril la fel și dulapurile/fișetele, sertarele în care sunt depozitate.

7. Destinatari cărora Institutul de Istorie Orală le poate transmite date cu caracter personal

Destinatarii și terții cărora Institutul de Istorie Orală le poate transfera anumite date cu caracter personal sunt autorități publice, din România sau de la nivel European care solicită aceste date, în conformitate cu legile care le guvernează activitatea, mai exact: Ministerului Educației Naționale și Cercetării Științifice; Unitatea Executivă pentru Finanțarea Învățământului Superior a Cercetării Dezvoltării şi Inovării - UEFISCDI; audit; Organelor judiciare din România și din alte țări (UE, recunoscute de UE că respectă normele de protecție a datelor cu caracter personal sau care au acorduri de protecție a datelor cu caracter personal cu România); instanțelor judecătorești; parchetelor; Comisia Europeană; Arhivele Naționale. Alți destinatari pot fi: Edituri, publicații online sau tipărite. Cu aceștia transferul se va face în baza unor garanții adecvate.

 

8. Transferuri de date cu caracter personal în afara României

Institutul de Istorie Orală realizează transferuri de date cu caracter personal către ţări terţe, exclusiv în cadrul Uniunii Europene, doar în condițiile în care aceste date (numele și prenumele, vârsta, gen) sunt necesare în cadrul procesului de raportate a activității din proiectele cu finanțate internațională (Comisia Europeană, prin programele „Orizont Europa” şi „Cetățeni, egalitate, drepturi și valori”). Transferul datelor cu caracter personal este realizat exclusiv prin intermediul platformei special destinate pentru managementul granturilor cu finanțare europeană “EU Funding & Tenders Portal”.

 

9. Termenul de păstrare a datelor cu caracter personal

Datele cu caracter personal vor fi prelucrate într-o perioadă de timp prevăzută în legislația europeană și națională, în conformitate cu GDPR și celelalte baze legale care impun acest lucru. Termenul de păstrare al diferitelor categorii de date cu caracter personal este prevăzut în nomenclatorul arhivistic al UBB Cluj. Datele personale şi sensibile colectate în cadrul cercetărilor de istorie orală vor fi arhivate în arhiva instituției, pe o perioadă nedeterminată de timp, în conformitatea cu opțiunile persoanei intervievate (exprimate în formularul de consimțământ), în temeiul Legii 190/2018, Capitolul III, art. 8.

 

10. Drepturile persoanelor vizate

• dreptul de a fi informat (art 13 și 14 din GDPR) - de către UBB CLUJ / Institutul de Istorie Orală despre tipul, scopul, și temeiurile legale ale prelucrării;
• dreptul de acces la date (art 15 din GDPR) - persoana are dreptul de a obține confirmare din partea UBB CLUJ / Institutului de Istorie Orală dacă prelucrează date cu caracter personal care o privesc;
• dreptul la rectificare (art 16 din GDPR) - a datelor personale fără întârzieri nejustificate;
• dreptul la ștergerea datelor (”dreptul de a fi uitat”) - (art 17 din GDPR) - de a obține din partea UBB CLUJ / Institutului de Istorie Orală ștergerea datelor cu caracter personal care vă privesc, fără întârzieri nejustificate, iar UBB CLUJ / Istitutul de Istorie Orală are obligația de a șterge datele cu caracter personal fără întârzieri nejustificate;
• dreptul la restricționarea prelucrării (art 18 din GDPR) - când considerați că datele cu caracter personal nu sunt exacte, sau considerați că prelucarera este ilegală, sau UBB Cluj / Institutul de Istorie Orală nu mai are nevoie de aceste date;
• dreptul la notificare privind rectificarea sau ștergerea datelor cu caracter personal sau restricționarea prelucrării (art 19 din GDPR);
• dreptul la portabilitatea datelor (art 20 din GDPR) - aveți dreptul de a primi datele cu caracter personal care vă privesc și pe care le-ați furnizat UBB Cluj / Institutului de Istorie Orală într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat pentru a le putea transmite altui operator;
• dreptul la opoziție (art 21 din GDPR) - vă puteți opune, prelucrării în temeiul articolului 6 alineatul (1) litera (e) sau (f) sau al articolului 6 alineatul (1) a datelor cu caracter personal care vă privesc, inclusiv creării de profiluri pe baza respectivelor dispoziții;
• dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată - inclusiv crearea de profiluri (art 22) - care produce efecte juridice care vă privesc sau vă afectează în mod similar într-o măsură semnificativă;
• dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (art 15) - anspdcp@dataprotection.ro sau https://www.dataprotection.ro/

Pentru exercitarea drepturilor dumneavoastră privind protecția datelor cu caracter personal ne puteți contacta oricând pe următoarele adrese de e-mail: dpo@ubbcluj.ro și iio.institute@ubbcluj.ro

 

11. Colectarea de date cu caracter personal prin intermediul website-ului Institutului de Istorie Orală al UBB Cluj: https://www.istoriaorala.ro

Pentru a ne putea trimite mesaje, sugestii, întrebări, vă punem la dispoziție pe website un formular de contact. Prin intermediul acestui formular vă solicităm numele dvs. și adresa de email. Folosim aceste date strict pentru a vă răspunde la mesajul plasat pe website.

Când folosiți website-ul, există anumite informații care sunt colectate în mod automat. Aceste date sunt anonime și nu pot să vă dezvăluie identitatea. Informațiile și datele colectate prin intermediul website-ului sunt:

• Adresa dvs. IP sau adresa IP a server-ului proxy (dacă folosiți unul);
• Numele domeniului pe care l-ați accesat (ex. istoriaorala.ro);
• Numele furnizorului dvs. de Internet (colectat doar uneori, în funcție de setările făcute de acesta);
• Data și ora la care ați vizitat Website-ul;
• Durata vizitei dvs.;
• Paginile pe care le-ați accesat pe Website-ul nostru;
• Website-ul unde ați dat click ca să accesați Website-ul nostru (dacă nu l-ați accesat direct);
• Sistemul de operare și browser-ul folosit;
• Pentru colectarea de date statistice, folosim Google Analytics, acesta utilizând cookie-uri pentru a efectua această operațiune. Puteți consulta politica noastră legată de cookie-uri aici: https://www.istoriaorala.ro/politica-privind-cookie-urile.

De ce prelucrăm date cu caracter personal prin intermediul website-ului?

• Pentru a realiza comunicarea cu dvs., atunci când ne trimiteți un mesaj prin intermediul formularului de contact;
• Monitorizarea activității pe Website pentru a evita, de exemplu, activitățile frauduloase;
• Furnizarea unei experiențe îmbunătățite pe Website;
• Analiza traficului pe Website.

 

12. Modalitatea de obținere a consilierii pe protecția datelor și de depunere a unei plângeri

Dacă aveți întrebări sau nelămuriri privind prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal la UBB Cluj, puteți contacta Responsabilul cu protecția datelor cu caracter personal (DPO) al Universității Babeș-Bolyai la adresa de e-mail dpo@ubbcluj.ro.

Puteți accesa Politica de confidențialitate a Universității Babeș-Bolyai la link-ul următor:

https://www.ubbcluj.ro/ro/politici/